A finales de 1987 colaboré en un proyecto de Conacyt-
Ayuntamiento de Puebla que me permitió conocer los fondos documentales del
Archivo Municipal de Puebla. Fue un enorme privilegio. Cuatrocientos setenta y
seis años de historia documental representan una puntual radiografía sobre una
comunidad que ha transitado las principales fases de la historia de México en
circunstancias protagónicas. Sin embargo –y hay aquí una gran paradoja–, el
Archivo Municipal es casi desconocido para la población, la mayor parte de la
gente no sabe que existe, mucho menos sabe de su riqueza, que es la relación
puntual de sus protagonistas sociales, sus artesanos, sus profesionistas, los
vivos y los muertos que con precisión estadística aparecen en millones de
páginas clasificadas con enorme esfuerzo desde el siglo XVII.
Son el registro de la memoria colectiva que ha visto
crecer su calidad de vida en la dotación de servicios y la apertura de nuevos
ámbitos urbanos que hoy se materializan en una enorme metrópoli; de la lenta
pero constructiva labor de sanidad que todavía en el Siglo XX asolaba sus
barrios con pestes y epidemias periódicas que diezmaban a la población. Un
archivo vital que explica a los poblanos desde dentro, un espejo, una metáfora
de nuestra condición humana. Hoy inicio una serie de entregas sobre esa
incursión en el Archivo Municipal con la intención de mostrarte algunos
contenidos muy interesantes de sus series.
En el Archivo Municipal nos abrieron las puertas las
historiadoras y encargadas de áreas estratégicas del Archivo: Felícitas Vásquez
y Aurelia Yahuitl. Y nos mostraron información detallada de sus casi 500 años
de existencia.
El fondo histórico del Archivo Municipal de la ciudad de
Puebla está integrado por cinco secciones principales: Gobierno, Legislación,
Expedientes, Hacienda Municipal y Administración, acervo histórico que abarcaba
en ese momento de 1531 a
2009; cinco secciones que entre todas reúnen 50 series, 7,061 volúmenes, 101
legajos, 19 cajas, 820 piezas, 556 expedientes y 40 ejemplares. En total, un
número muy aproximado del acervo del Archivo Municipal de Puebla es de 2´620,174
fojas, es decir, 5´239,224 páginas.
El documento
que resultó de esa investigación ofrece un panorama sobre el reto que implica
administrar y preservar un acervo de las dimensiones del Archivo Municipal de
Puebla, pues no basta decir que hay aquí cuatro siglos y medio de documentos
históricos, sino que la misma edad de este tesoro supone, en igual proporción,
su importancia y su vulnerabilidad.
Las
preocupaciones y expectativas que arrojó aquella investigación estaban
dirigidas de modo natural a las autoridades municipales encargadas de la
custodia de este fondo histórico. Una vez analizada su dimensión, sus
condiciones físicas, espaciales y laborales, tras haber revisado ejemplos
comunes de otros archivos y bibliotecas mexicanos, las conclusiones pueden derivar en mejores
estrategias que garanticen una larga vida a este tesoro de identidad poblana.
Las tres sedes
del Archivo Municipal de la ciudad de Puebla tienen muchas carencias, pero en
2007 estaban bien establecidas y garantizaban, al menos en lo inmediato,
ciertas condiciones de preservación de los documentos. Ante la ausencia de
profesionales suficientes, el archivo cuenta con empleadas y empleados
entusiastas e inteligentes con buena disposición a recibir más y mejor
capacitación. Tal fue la naturaleza de
nuestro estudio –y el de los arquitectos que analizaron sus espacios–,
de donde fue posible sacar algunas rápidas conclusiones.
Los estándares internacionales establecen cinco
condiciones básicas para la operación de un archivo municipal: contar con
instalaciones adecuadas con medidas de seguridad; tener un adelanto
significativo en el porcentaje de catalogación de fondos documentales; tener
procesos de modernización en marcha, de acuerdo con su presupuesto; contar con
Reglamento Interno y tener departamentos de clasificación y valoración de
documentos. Si se observan las propias condiciones del Archivo Municipal de Puebla
se puede apreciar que lleva ya un adelanto significativo. El proyecto del que
forma parte este dictamen del Archivo Municipal aporta las bases para seguir
desarrollando su modernización.
Problemas capitales del archivo: a) Aplicación de los
programas internos de protección civil en el Archivo General Municipal,
materializados en simulacros de desalojo y atención a eventuales desastres; b)
Aplicación del programa de prevención del delito para evitar riesgos en el
acervo documental del Archivo General Municipal, que no ha tenido aplicación
práctica, y c) Difusión del Archivo General Municipal para dar a conocer el
acervo histórico de la Ciudad
de Puebla, materializada en una página de internet que se publicó en enero de
2008.
Planeación
estratégica
El Ayuntamiento de Puebla debe impulsar la
modernización del Archivo Municipal como institución de resguardo de
información pública y de riqueza histórica accesible a los ciudadanos, a través
del aprovechamiento de sus recursos humanos y con los cambios que se plantean
en infraestructura y tecnología. El Ayuntamiento, a través de estas
estrategias, tiene la oportunidad de desarrollar un programa de capacitación
para empleados del Archivo Municipal, de construir un programa de comunicación
social, de ampliar y transformar su infraestructura y tecnología y modificar el
carácter de su recinto principal en el Palacio del Ayuntamiento, como espacio
público de difusión cultural, que muestre con gracia la enorme riqueza
iconográfica e histórica de sus documentos, que merecen mejor destino. Tiene el
Ayuntamiento la oportunidad de pensar en una planeación estratégica que
establezca programas de restauración permanente, de catalogación y de
digitalización que permitan tanto a los empleados como a los usuarios
diversificar las opciones que les ofrece el acervo, utilizando las imágenes, la
iconografía, la caligrafía y los textos que brindan miles de detalles de la
ciudad, para convertirlos en objetos de conocimiento de uso colectivo, de
enriquecimiento social y cultural.
En este marco, el gobierno municipal de la ciudad de
Puebla debe atender las estrategias para un proyecto de modernización:
Estrategia de recuperación arquitectónica. La
modernización del Archivo Municipal solo puede llevarse a cabo con la
recuperación del espacio físico que actualmente lo contiene. Las tres sedes del
actual Archivo Municipal están ocupadas en su capacidad, al grado de que fue
necesario habilitar un espacio improvisado en la 32 Oriente para recibir la
voluminosa entrega de la administración que terminó sus funciones en febrero de
2008. Para ello, en espacio aparte, se proponen alternativas arquitectónicas
para el Archivo Municipal, particularmente la del espacio actualmente destinado
como archivo histórico.
Estrategia de comunicación social. Es muy importante
que el archivo asuma un papel más protagónico en la ciudad cuya historia
sustenta. La riqueza e importancia de su acervo debe llegar al conjunto de la
población a través de una política de medios, y la atención especializada de la
nueva página de Internet, así como el uso sistemático de las tecnologías de
información.
Estrategia de capacitación permanente a los empleados
del archivo en temáticas propias de sus actividades como restauración,
digitalización, computación, comunicación y administración de archivos
históricos. Con una planta de 23 trabajadores, jóvenes en su mayoría, la
capacitación sería la solución ideal para superar, a mediano plazo, las
deficiencias mencionadas.
Estrategia de restauración y prevención. Dado el
volumen de los documentos dañados y las características del propio archivo, en
conveniente establecer un departamento permanente de restauración. El costo y
el tiempo que implica restaurar cada uno de los 400 volúmenes dañados del
Archivo Municipal, justifican la urgente necesidad de contratar o habilitar a
dos personas dedicadas a esta tarea.
Estrategia para uso de las tecnologías de información.
Estrategia para la habilitación de tecnologías de información para la
administración y procesamiento de proyectos en línea. La modernización de los
procesos organizativos, administrativos y de planeación relacionados con la
operación del archivo: directorios, expedientes y control de recursos humanos,
proyectos, cronogramas, presupuestos, procesos legales, políticas de comunicación,
control de recursos materiales y administración de recursos digitales.
Estrategia de Catalogación. Por su naturaleza, el
Archivo Municipal debe establecer un plan de catalogación del acervo histórico
que reúna y unifique lo catalogado. Esta función, ligada al proceso de
digitalización, es el fin metodológico de todo archivo, y en consecuencia debe
haber una estrategia que la haga permanente.
Estrategia de Digitalización. Por su volumen de más de
cinco millones de páginas en el Archivo Histórico del Ayuntamiento, y la
conveniencia de que el usuario pueda consultar los documentos en un monitor, en
lugar de hacerlo directamente en el original, es conveniente pensar en un
programa permanente de digitalización, a mediano o largo plazo, que permita
digitalizar los documentos en orden de importancia. Adicionalmente a ese
beneficio, la digitalización garantiza resguardo, materia prima para su transmisión
y difusión en internet.
Estrategia para internet. Una página internet puede
convertirse en un instrumento clave en la modernización del archivo. La página
de internet tiene una base documental con ejemplos de las cincuenta series que
componen el acervo, instrumentos de correspondencia con el usuario, multimedia
y secciones para investigadores y niños. Sin embargo, es necesario darle vida y
hacerla crecer en sus posibilidades, con personal capacitado que haga una
página divertida y documentada sobre las temáticas del archivo histórico
municipal, que se encargue de su mantenimiento.
Estrategia de Seguridad. Como lo establecen las
normas, el Archivo Municipal debe de contar con un cuidado profesional
permanente del estado físico de sus documentos, sobre todo de los más antiguos.
Mejorar la seguridad a través del video de vigilancia, humidificadores, equipos
contra incendio, deshumidificadores, protectores de ventanas y libreros.
Financiamiento. Lo anterior no sería posible si la
voluntad de hacerlo no se refleja en el presupuesto del año fiscal
correspondiente, un presupuesto que permita iniciar los procesos de
modernización con una política de ingresos propios.
Portada de la página nunca concretada
Fortalezas del Archivo Municipal
Octubre, 2007
El diagnóstico
técnico sobre las condiciones físicas y administrativas del Archivo Municipal de
Puebla reitera la presencia de uno de los fondos históricos más importantes de
América. Su fondo histórico refleja la versión oficial del paso de los siglos
por una ciudad emblemática de la historia de México. Y los detalles de sus
documentos nos permiten acercarnos no solo al hecho histórico como registro
cronológico de una administración, sino al desarrollo de las mentalidades de
varias generaciones de ciudadanos que pueden ayudar a explicarnos la ciudad
contemporánea.
Al legado
histórico en su mayor parte lo alberga un edificio emblemático de la ciudad de
Puebla, que es el Palacio del Ayuntamiento. Tiene una ubicación inmejorable
frente al zócalo y la
Catedral metropolitana. Su interés social mejorará con la publicación
de la Guía del
Archivo Municipal y la apertura de la página web en enero de 2008 y tendrá la
oportunidad de ampliar sus horizontes para convencer a los ciudadanos, sobre
todo a los más jóvenes, de que aquí hay un tesoro mundial que hay que conocer y
preservar.
Tal vez la
principal debilidad de los archivos municipales de México está en que son
fondos documentales que no tienen un impacto político inmediato e importan
verdaderamente a un puñado de estudiosos y entusiastas que promueven su
conservación. Como en otro tipo de monumentos de importancia histórica o
artística, los archivos dependen de la voluntad política de las sucesivas
administraciones municipales encargadas de su resguardo. En el archivo prevalecía
en 2008 un uso inadecuado de sus instalaciones del centro, espacios demasiado
vacíos y otros demasiado llenos. Ausencia de diseño de interiores en la
proporción y el posicionamiento de las mesas y sillas de los usuarios. La
portentosa sala principal de la biblioteca con sus libreros y su mobiliario
antiguo era utilizado como despacho por el Ejecutivo municipal para recibir
visitas. El archivo carecía de sistemas
y equipos de digitalización de documentos.
Es un archivo
desconocido por la sociedad, los ciudadanos comunes, sobre todo los jóvenes,
que pueden ignorar el valioso tesoro ahí depositado. La entrada por el pasaje del
Ayuntamiento es sinuosa, lúgubre y carece de diseño para uso público. Esa
desproporción ofrece una oportunidad inmejorable para algún talentoso
arquitecto que haga en ese espacio un piso de biblioteca pública bien
habilitado, cómodo e iluminado; mesas y sillas adecuadas, lámparas de luz
blanca para cada uno, guantes y tapabocas nuevos.
Aunque la sede
principal del Archivo Municipal cuenta con
personal de vigilancia y alarma de sensores, carece de casi todas las aplicaciones
recomendadas para instituciones de sus características. Existían en 2008 cerca
de 400 volúmenes deteriorados en distintos grados de gravedad. Su desatención
incrementa el deterioro y cada año se suman más. Los libreros y anaqueles están
expuestos al polvo, los insectos y la polución automotriz que penetra por las
ventanas comúnmente abiertas, pues se carece de calefacción.
El archivo
carece de un fondo revolvente para necesidades inmediatas, mediatas y de largo
plazo. El presupuesto está destinado exclusivamente al pago de salarios y
gastos extraordinarios que se satisfacen tras una larga negociación.
Toca a las
autoridades municipales la oportunidad de establecer un programa de
rehabilitación de las instalaciones y el resguardo del Fondo histórico del
Archivo Municipal con el objetivo de mejorar las condiciones de servicio a las
instituciones nacionales e internacionales y aumentar el número de usuarios a
través de mecanismos de comunicación, con personal capacitado para ofrecer un
servicio de primer nivel.
Es necesario
hacer una estrategia a mediano y largo plazo para que el archivo vaya superando
paulatinamente sus deficiencias. Es urgente la restauración de los volúmenes
dañados y la prevención técnica que evite que los demás se sigan dañando, que
existan programas de capacitación a empleados del archivo; que se busque
superar las deficiencias más significativas en la preservación de los
documentos, la contratación de profesionales que eventual o permanentemente
cubran esas carencias y amenazas al legado histórico documental de Puebla. Cubrir,
mediante un plan, las necesidades técnicas de conservación, digitalización y
mantenimiento que permitan al Archivo Municipal convertirse en un centro
cultural a la altura de sus circunstancias y de su importancia histórica, en
destino obligado de ciudadanos y turistas de la cultura que tan bien se avienen
a las condiciones de una ciudad como esta. Una institución moderna, eficiente,
orgullo de una ciudad y de un país, y no solo un grupo de académicos, investigadores
de planta, políticos y entusiastas a quienes –por cierto– debemos la
preocupación porque este legado tenga un mejor destino.
Siempre volvemos
a lo mismo: ¡hay tanto por hacer en la cultura poblana!
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