A finales de 1987 colaboré en un proyecto de Conacyt- Ayuntamiento de Puebla que me permitió conocer los fondos documentales del Archivo Municipal de Puebla. Fue un enorme privilegio. Cuatrocientos setenta y seis años de historia documental representan una puntual radiografía sobre una comunidad que ha transitado las principales fases de la historia de México en circunstancias protagónicas. Sin embargo –y hay aquí una gran paradoja–, el Archivo Municipal es casi desconocido para la población, la mayor parte de la gente no sabe que existe, mucho menos sabe de su riqueza, que es la relación puntual de sus protagonistas sociales, sus artesanos, sus profesionistas, los vivos y los muertos que con precisión estadística aparecen en millones de páginas clasificadas con enorme esfuerzo desde el siglo XVII.
Son el registro de la memoria colectiva que ha visto crecer su calidad de vida en la dotación de servicios y la apertura de nuevos ámbitos urbanos que hoy se materializan en una enorme metrópoli; de la lenta pero constructiva labor de sanidad que todavía en el Siglo XX asolaba sus barrios con pestes y epidemias periódicas que diezmaban a la población. Un archivo vital que explica a los poblanos desde dentro, un espejo, una metáfora de nuestra condición humana. Hoy inicio una serie de entregas sobre esa incursión en el Archivo Municipal con la intención de mostrarte algunos contenidos muy interesantes de sus series.
El fondo histórico del Archivo Municipal de la ciudad de
Puebla está integrado por cinco secciones principales: Gobierno, Legislación,
Expedientes, Hacienda Municipal y Administración, acervo histórico que abarcaba
en ese momento de
El documento
que resultó de esa investigación ofrece un panorama sobre el reto que implica
administrar y preservar un acervo de las dimensiones del Archivo Municipal de
Puebla, pues no basta decir que hay aquí cuatro siglos y medio de documentos
históricos, sino que la misma edad de este tesoro supone, en igual proporción,
su importancia y su vulnerabilidad.
Las preocupaciones y expectativas que arrojó aquella investigación estaban dirigidas de modo natural a las autoridades municipales encargadas de la custodia de este fondo histórico. Una vez analizada su dimensión, sus condiciones físicas, espaciales y laborales, tras haber revisado ejemplos comunes de otros archivos y bibliotecas mexicanos, las conclusiones pueden derivar en mejores estrategias que garanticen una larga vida a este tesoro de identidad poblana.
Las tres sedes del Archivo Municipal de la ciudad de Puebla tienen muchas carencias, pero en 2007 estaban bien establecidas y garantizaban, al menos en lo inmediato, ciertas condiciones de preservación de los documentos. Ante la ausencia de profesionales suficientes, el archivo cuenta con empleadas y empleados entusiastas e inteligentes con buena disposición a recibir más y mejor capacitación. Tal fue la naturaleza de nuestro estudio –y el de los arquitectos que analizaron sus espacios–, de donde fue posible sacar algunas rápidas conclusiones.
Los estándares internacionales establecen cinco
condiciones básicas para la operación de un archivo municipal: contar con
instalaciones adecuadas con medidas de seguridad; tener un adelanto
significativo en el porcentaje de catalogación de fondos documentales; tener
procesos de modernización en marcha, de acuerdo con su presupuesto; contar con
Reglamento Interno y tener departamentos de clasificación y valoración de
documentos. Si se observan las propias condiciones del Archivo Municipal de Puebla
se puede apreciar que lleva ya un adelanto significativo. El proyecto del que
forma parte este dictamen del Archivo Municipal aporta las bases para seguir
desarrollando su modernización.
Problemas capitales del archivo: a) Aplicación de los
programas internos de protección civil en el Archivo General Municipal,
materializados en simulacros de desalojo y atención a eventuales desastres; b)
Aplicación del programa de prevención del delito para evitar riesgos en el
acervo documental del Archivo General Municipal, que no ha tenido aplicación
práctica, y c) Difusión del Archivo General Municipal para dar a conocer el
acervo histórico de
Planeación estratégica
El Ayuntamiento de Puebla debe impulsar la modernización del Archivo Municipal como institución de resguardo de información pública y de riqueza histórica accesible a los ciudadanos, a través del aprovechamiento de sus recursos humanos y con los cambios que se plantean en infraestructura y tecnología. El Ayuntamiento, a través de estas estrategias, tiene la oportunidad de desarrollar un programa de capacitación para empleados del Archivo Municipal, de construir un programa de comunicación social, de ampliar y transformar su infraestructura y tecnología y modificar el carácter de su recinto principal en el Palacio del Ayuntamiento, como espacio público de difusión cultural, que muestre con gracia la enorme riqueza iconográfica e histórica de sus documentos, que merecen mejor destino. Tiene el Ayuntamiento la oportunidad de pensar en una planeación estratégica que establezca programas de restauración permanente, de catalogación y de digitalización que permitan tanto a los empleados como a los usuarios diversificar las opciones que les ofrece el acervo, utilizando las imágenes, la iconografía, la caligrafía y los textos que brindan miles de detalles de la ciudad, para convertirlos en objetos de conocimiento de uso colectivo, de enriquecimiento social y cultural.
En este marco, el gobierno municipal de la ciudad de Puebla debe atender las estrategias para un proyecto de modernización:
Estrategia de recuperación arquitectónica. La modernización del Archivo Municipal solo puede llevarse a cabo con la recuperación del espacio físico que actualmente lo contiene. Las tres sedes del actual Archivo Municipal están ocupadas en su capacidad, al grado de que fue necesario habilitar un espacio improvisado en la 32 Oriente para recibir la voluminosa entrega de la administración que terminó sus funciones en febrero de 2008. Para ello, en espacio aparte, se proponen alternativas arquitectónicas para el Archivo Municipal, particularmente la del espacio actualmente destinado como archivo histórico.
Estrategia de comunicación social. Es muy importante que el archivo asuma un papel más protagónico en la ciudad cuya historia sustenta. La riqueza e importancia de su acervo debe llegar al conjunto de la población a través de una política de medios, y la atención especializada de la nueva página de Internet, así como el uso sistemático de las tecnologías de información.
Estrategia de capacitación permanente a los empleados del archivo en temáticas propias de sus actividades como restauración, digitalización, computación, comunicación y administración de archivos históricos. Con una planta de 23 trabajadores, jóvenes en su mayoría, la capacitación sería la solución ideal para superar, a mediano plazo, las deficiencias mencionadas.
Estrategia de restauración y prevención. Dado el
volumen de los documentos dañados y las características del propio archivo, en
conveniente establecer un departamento permanente de restauración. El costo y
el tiempo que implica restaurar cada uno de los 400 volúmenes dañados del
Archivo Municipal, justifican la urgente necesidad de contratar o habilitar a
dos personas dedicadas a esta tarea.
Estrategia para uso de las tecnologías de información. Estrategia para la habilitación de tecnologías de información para la administración y procesamiento de proyectos en línea. La modernización de los procesos organizativos, administrativos y de planeación relacionados con la operación del archivo: directorios, expedientes y control de recursos humanos, proyectos, cronogramas, presupuestos, procesos legales, políticas de comunicación, control de recursos materiales y administración de recursos digitales.
Estrategia de Catalogación. Por su naturaleza, el Archivo Municipal debe establecer un plan de catalogación del acervo histórico que reúna y unifique lo catalogado. Esta función, ligada al proceso de digitalización, es el fin metodológico de todo archivo, y en consecuencia debe haber una estrategia que la haga permanente.
Estrategia de Digitalización. Por su volumen de más de cinco millones de páginas en el Archivo Histórico del Ayuntamiento, y la conveniencia de que el usuario pueda consultar los documentos en un monitor, en lugar de hacerlo directamente en el original, es conveniente pensar en un programa permanente de digitalización, a mediano o largo plazo, que permita digitalizar los documentos en orden de importancia. Adicionalmente a ese beneficio, la digitalización garantiza resguardo, materia prima para su transmisión y difusión en internet.
Estrategia para internet. Una página internet puede convertirse en un instrumento clave en la modernización del archivo. La página de internet tiene una base documental con ejemplos de las cincuenta series que componen el acervo, instrumentos de correspondencia con el usuario, multimedia y secciones para investigadores y niños. Sin embargo, es necesario darle vida y hacerla crecer en sus posibilidades, con personal capacitado que haga una página divertida y documentada sobre las temáticas del archivo histórico municipal, que se encargue de su mantenimiento.
Estrategia de Seguridad. Como lo establecen las normas, el Archivo Municipal debe de contar con un cuidado profesional permanente del estado físico de sus documentos, sobre todo de los más antiguos. Mejorar la seguridad a través del video de vigilancia, humidificadores, equipos contra incendio, deshumidificadores, protectores de ventanas y libreros.
Financiamiento. Lo anterior no sería posible si la voluntad de hacerlo no se refleja en el presupuesto del año fiscal correspondiente, un presupuesto que permita iniciar los procesos de modernización con una política de ingresos propios.
Fortalezas del Archivo Municipal
Octubre, 2007
El diagnóstico técnico sobre las condiciones físicas y administrativas del Archivo Municipal de Puebla reitera la presencia de uno de los fondos históricos más importantes de América. Su fondo histórico refleja la versión oficial del paso de los siglos por una ciudad emblemática de la historia de México. Y los detalles de sus documentos nos permiten acercarnos no solo al hecho histórico como registro cronológico de una administración, sino al desarrollo de las mentalidades de varias generaciones de ciudadanos que pueden ayudar a explicarnos la ciudad contemporánea.
Al legado
histórico en su mayor parte lo alberga un edificio emblemático de la ciudad de
Puebla, que es el Palacio del Ayuntamiento. Tiene una ubicación inmejorable
frente al zócalo y
Tal vez la principal debilidad de los archivos municipales de México está en que son fondos documentales que no tienen un impacto político inmediato e importan verdaderamente a un puñado de estudiosos y entusiastas que promueven su conservación. Como en otro tipo de monumentos de importancia histórica o artística, los archivos dependen de la voluntad política de las sucesivas administraciones municipales encargadas de su resguardo. En el archivo prevalecía en 2008 un uso inadecuado de sus instalaciones del centro, espacios demasiado vacíos y otros demasiado llenos. Ausencia de diseño de interiores en la proporción y el posicionamiento de las mesas y sillas de los usuarios. La portentosa sala principal de la biblioteca con sus libreros y su mobiliario antiguo era utilizado como despacho por el Ejecutivo municipal para recibir visitas. El archivo carecía de sistemas y equipos de digitalización de documentos.
Es un archivo desconocido por la sociedad, los ciudadanos comunes, sobre todo los jóvenes, que pueden ignorar el valioso tesoro ahí depositado. La entrada por el pasaje del Ayuntamiento es sinuosa, lúgubre y carece de diseño para uso público. Esa desproporción ofrece una oportunidad inmejorable para algún talentoso arquitecto que haga en ese espacio un piso de biblioteca pública bien habilitado, cómodo e iluminado; mesas y sillas adecuadas, lámparas de luz blanca para cada uno, guantes y tapabocas nuevos.
Aunque la sede principal del Archivo Municipal cuenta con personal de vigilancia y alarma de sensores, carece de casi todas las aplicaciones recomendadas para instituciones de sus características. Existían en 2008 cerca de 400 volúmenes deteriorados en distintos grados de gravedad. Su desatención incrementa el deterioro y cada año se suman más. Los libreros y anaqueles están expuestos al polvo, los insectos y la polución automotriz que penetra por las ventanas comúnmente abiertas, pues se carece de calefacción.
El archivo carece de un fondo revolvente para necesidades inmediatas, mediatas y de largo plazo. El presupuesto está destinado exclusivamente al pago de salarios y gastos extraordinarios que se satisfacen tras una larga negociación.
Toca a las autoridades municipales la oportunidad de establecer un programa de rehabilitación de las instalaciones y el resguardo del Fondo histórico del Archivo Municipal con el objetivo de mejorar las condiciones de servicio a las instituciones nacionales e internacionales y aumentar el número de usuarios a través de mecanismos de comunicación, con personal capacitado para ofrecer un servicio de primer nivel.
Es necesario hacer una estrategia a mediano y largo plazo para que el archivo vaya superando paulatinamente sus deficiencias. Es urgente la restauración de los volúmenes dañados y la prevención técnica que evite que los demás se sigan dañando, que existan programas de capacitación a empleados del archivo; que se busque superar las deficiencias más significativas en la preservación de los documentos, la contratación de profesionales que eventual o permanentemente cubran esas carencias y amenazas al legado histórico documental de Puebla. Cubrir, mediante un plan, las necesidades técnicas de conservación, digitalización y mantenimiento que permitan al Archivo Municipal convertirse en un centro cultural a la altura de sus circunstancias y de su importancia histórica, en destino obligado de ciudadanos y turistas de la cultura que tan bien se avienen a las condiciones de una ciudad como esta. Una institución moderna, eficiente, orgullo de una ciudad y de un país, y no solo un grupo de académicos, investigadores de planta, políticos y entusiastas a quienes –por cierto– debemos la preocupación porque este legado tenga un mejor destino.
Siempre volvemos
a lo mismo: ¡hay tanto por hacer en la cultura poblana!
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